Amaç
Bu yönergenin amacı, Yakın Doğu Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi’nin eğitim, araştırma
ve ağız-diş sağlığı hizmeti alanlarındaki amaç ve hedefleri doğrultusunda, Dekan
Yardımcısının görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esaslarını belirlemektir.

Kapsam
Bu yönerge, Yakın Doğu Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Dekan Yardımcısının
belirlenme, görev, yetki, sorumluluk ve çalışma esaslarına ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak
Bu usul ve esaslar, Yakın Doğu Üniversitesi Akademik Teşkilat ve İşleyiş Yönetmeliği’nin
ilgili hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Bu yönergede geçen;

• Üniversite: Yakın Doğu Üniversitesi’ni,
  Fakülte: Diş Hekimliği Fakültesi’ni,
  Dekan: Diş Hekimliği Fakültesi Dekanını,
  Fakülte Kurulu: Diş Hekimliği Fakültesi Kurulu’nu,
  Fakülte Yönetim Kurulu: Diş Hekimliği Fakültesi Yönetim Kurulunu,
  Eğitim Koordinasyon Komisyonu: Yakın Doğu Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi
  Eğitim Koordinasyon Komisyonunu
  Öz Değerlendirme Komisyonu: Yakın Doğu Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Öz
  Değerlendirme Komisyonunu

1. Profesör ve/veya Doçent unvanına sahip öğretim üyeleri arasından Türkçe ve İngilizce Diş Hekimliği Programlarına yönelik ayrı ayrı belirlenen isimler, Dekan tarafından Üniversite Yönetim Kuruluna önerilir.
2. Dekan Yardımcısı 2 yıl süre ile görev yapmak üzere seçilir.
3. Göreve getirilen öğretim üyesinin dekan yardımcılığından çekilme isteği, Dekana
   bildirmesi ile yürürlüğe girer.

1. Lisans eğitim programlarını, eğitim-öğretim faaliyetlerini ve sınav takvimini Eğitim
   Koordinasyon Komisyonu iş birliğinde planlamak, uygulamak ve devamlılığını
   sağlamak
2. Fakülte kadrosu dışındaki öğretim üyesi/elemanlarının görevlendirme talebi
   yazışmalarını yapmak
3. Fakülte Yönetim Kurulu tarafından belirlenen öğrenci yönderlerinin Öğrenci Dekanlığına bildirilmesi hususunda gerekli yazışmaları yapmak
4. Eğitim politikalarının geliştirilmesine katkı sağlamak
5. Eğitim programlarının akredite edilmesi için çalışmalar yapmak
6. Öğrenci danışmanlık hizmetlerini düzenlemek ve denetlemek
7. Çalışma odaları ve dersliklerin ihtiyaçlarını belirlemek ve denetlemek
8. Yeni kayıt öğrencilerin uyum etkinliklerinin organizasyonunu sağlamak
9. Mazeret sınav isteklerinin değerlendirmek ve sonuçlandırmak
10. Fakülte bünyesindeki diğer komisyonlarla birlikte program düzenlemeleriyle ilgili
    çalışmalar yapmak
11. Öğrenci sportif ve kültürel etkinliklerinin izinlerini değerlendirmek
12. Fakülte bünyesindeki öğrenci kulüplerini ve etkinliklerini gözden geçirmek ve
    denetlemek
13. Anabilim Dalı Başkanları ile birlikte ders dağılımlarının dengeli bir şekilde
    yapılmasını sağlamak
14. Çalışma ortamında güvenliği sağlamak için gerekli önlemleri almak
15. Değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarına destek olmak
16. İç ve dış paydaşlardan geri bildirimler almak
17. Gelen ve giden evrakların kayda alınarak izlenmesini sağlamak ve kayıt sisteminde
    takip etmek
18. Yönergenin uygulanması ile ilgili görüş ve önerilerini paylaşmak
19. Görev alanındaki kurul ve komisyon çalışmalarını takip etmek
20. Dekan adına mevzuatta belirtilen görevleri ve devam eden işleri Dekanın olmadığı
    durumlarda vekaleten yönetmek
21. Teslim edilen evrakın saklanması, arşivlenmesi ve gerektiğinde yeniden
    kullanılabilmesi için gerekli şartları hazırlamak
22. İşlemlerin yazışmalarını elektronik ortamda (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi -
    EBYS) yapmak
23. Yapılan iş ve işlemlerde amiri bilgilendirmek ve yapılamayan işleri gerekçeleriyle
    açıklamak
24. Fakültenin kendi performansını değerlendiren birim içi değerlendirme raporunu
    hazırlamak
25. Öz Değerlendirme Kurulunda temsiliyet gerçekleştirmek ve sürece destek olmak

Yürürlük
Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
Bu Yönetmelik hükümlerini Rektör yürütür.

Dekan Sekreteri Görev, Yetki ve Sorumlulukları

• Dekanlığın telefon görüşmelerini ve randevularını düzenleyerek günlük iş takibini yapmak
• İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Dekanı bilgilendirmek
• Dekan olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak
• Fakülte Dekanlığının günlük yazışmalarını yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak
• Dekanlığın talep ettiği çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak
• Dekanlığın talep ettiği yazıları ilgililere dağıtmak ve takibini yapmak
• Yapılacak toplantıları personele duyurmak
• Üniversite Yönetim Kurulu, Senato, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gibi önemli toplantıların gün ve saatini Dekana hatırlatmak
• Dekanın yönlendirmesi ve yönetiminde Fakültenin; Fakülte, Yönetim ve Disiplin Kurulları toplantı gündemini ve kararlarını hazırlamak, bilgilerini ilgililere duyurmak ve alınan kararları kurul üyelerine imzalatmak, ilgili birimlere göndermek
• Dekanlığın talebiyle çeşitli duyuruları ilgili birimlere bildirmek
• Dekanlığa ve Dekana ait özel ve kurumsal dosyaları tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek
• Dekana ait gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak
• Dekanlığın ihtiyaç duyduğu araç-gereç ve diğer malzemeyi önceden tespit ederek teminini sağlamak
• Dekanın talebi halinde, Dekanın ziyaretçilerini günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek, ayrıca telefonla arayanları aynı şekilde kaydetmek
• Telefon görüşmelerinde ya da ziyaretlerde karşı tarafa gereksiz bilgilerin verilmesinden kaçınmak, gizliliğe dikkat etmek
• Dekan makam odasının temizliğini takip etmek ve teknik problemlerini ilgililere iletmek
• Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kontrol etmek; her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı, pencere ve klimaların kapalı tutulmasına dikkat etmek
• Göreviyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak ve saklamak
• İş hacmi yoğun olan birimlere, Genel Sekreterliğin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak
• Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak
  şekilde yerine getirmek
• Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak
• Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak
• Dekanlığın görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak

Bağlı olduğu Birim: Genel Sekreterlik
Sorumlu olduğu Birim: Dekanlık ve Genel Sekreterlik
İzin Prosedürü: İnsan Kaynakları > Genel Sekreterlik > Dekanlık